Informationen gem. Art. 13 DS-GVO - Virtuelle Meetings
1. Kontaktdaten der Verantwortlichen
Kreis Weimarer Land
vertreten durch die Landrätin
Bahnhofstraße 28, 99510 Apolda
Tel.: 03644 540-0
E-Mail: post.landratsamt@weimarerland.de
Innerorganisatorisch verantwortlich:
Amt: Haupt- und Personalamt
Sachgebiet: Organisation und IT
Telefon: 03644 540-180
Fax: 03644 540-88180
E-Mail: post.it@weimarerland.de
2. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Kreis Weimarer Land | Datenschutzbeauftragte
Dienstsitz: Landratsamt Weimarer Land
Bahnhofstraße 28, 99510 Apolda
Telefon: 03644 540-139
E-Mail: post.datenschutzbeauftragte@weimarerland.de
3. Zwecke der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Daten zur Durchführung von Videokonferenzen und setzen dazu das Videokonferenztool WebEx der Firma Cisco Systems ein. Der Einsatz erfolgt, um Beschäftigten die virtuelle Teilnahme an Lehrveranstaltungen, Dienstbesprechungen, Gremiensitzungen, externe Arbeitsgruppensitzungen sowie weiteren Veranstaltungen zu ermöglichen. Dabei werden die Teilnehmenden untereinander via Audio und ggf. Video verbunden. Zusätzlich ermöglicht die Software unter anderem das Teilen von Bildschirminhalten und beinhaltet eine Aufzeichnungs- und Chatfunktion. Es erfolgt jedoch grundsätzlich keine Aufzeichnung der Videokonferenz.
4. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten des Landratsamtes zur Erfüllung von Dienstaufgaben ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e) DS-GVO in Verbindung mit dem Landesdatenschutzgesetz Thüringen (§ 16 ThürDSG). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Teilnehmenden außerhalb des Landratsamtes Weimarer Land ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DS-GVO. Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des Landratsamtes Weimarer Land verarbeitet werden, ist § 27 ThürDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.
5. Kategorien personenbezogener Daten
Im Rahmen der Nutzung der Dienste von Cisco WebEx erheben wir personenbezogene Daten, die für Durchführung von Videokonferenzen erforderlich sind. Um die Software nutzen zu können, werden folgende personenbezogene Daten benötigt:
- Nachname
- Vorname
- E-Mailadresse
Abhängig von den jeweils gewählten Einstellungen und den im Rahmen der Nutzung verwendeten Inhalten kann darüber hinaus eine Verarbeitung der folgenden weiteren personenbezogenen Daten durch WebEx erfolgen:
a) Benutzerdaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Profilbild (nicht verpflichtend)
b) Meeting-Informationen: Thema, Beschreibung, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte/Hardware-Informationen, z.B. Browser
c) Übertragungsdaten: Das übertragene Audiosignal, ggf. das übertragene Bildsignal der Teilnehmer*innen, ggf. übertragene Präsentationsdaten bei der Nutzung der Screen-Sharing Funktion. Im Falle der Aufzeichnung von Videokonferenzen zudem eine MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen.
Nach den vom Organisator getroffenen Voreinstellungen werden grundsätzlich nur die personenbezogenen Text-, Audio- und Videodaten der Moderatoren bzw. Referenten in einem Webmeeting verarbeitet. Ausnahmsweise werden auch die personenbezogenen Text-, Audio- und Videodaten von Ihnen als Teilnehmer*in erhoben und ggf. gespeichert, wenn Sie sich selbst durch Auslösen der entsprechenden Funktionen per Chat- oder Video in das Webmeeting einbringen. Die Rechtsgrundlage ist insoweit Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO, die Sie durch das Betätigen der entsprechenden Funktionen in „Cisco Webex“ konkludent erklären.
Die Software bietet auch die Möglichkeit zur Einwahl mit dem Telefon. In diesen Fällen werden übertragen: eingehende und ausgehende Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit der Einwahl, ggf. weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts. Um an einem Online-Meeting teilnehmen zu können bzw. um den Meeting-Raum betreten zu können, ist mindestens die Angabe eines Namens (ggf. Pseudonym) erforderlich. Bei der Anmeldung über einen WebEx-Account, werden automatisch Name und E-Mailadresse des Accounts verwendet.
Hinweise zur Verarbeitung von Cookies im Rahmen der Nutzung des Videokonferenzdienstes von Cisco WebEx sind hier veröffentlicht: https://www.cisco.com/c/en/us/about/legal/privacy-full.html
6. Empfänger Ihrer Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Webmeetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind. Der Anbieter von „Cisco Webex“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Cisco Webex“ vorgesehen ist.
☒ innerhalb des Verantwortlichen: Organisator oder Teilnehmer des Meetings
☒ Auftragsverarbeiter: Cisco webex
☒ Dritte (außerhalb des Verantwortlichen): Teilnehmerinnen und Teilnehmer erhalten im Rahmen der Videokonferenz Daten, wie z.B. den Teilnehmernamen oder das übertragene Video- und Audiosignal.
7. Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation
Cisco Systems Inc. hat ihren Hauptsitz in den USA. Die Datenverarbeitung erfolgt allerdings grundsätzlich in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union. Im Störungsfall können Daten auch außerhalb der Europäischen Union zu Analysezwecke verarbeitet werden.
8. Dauer der Speicherung Ihrer Daten
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt nur solange diese für die Nutzung der Funktionalität erforderlich ist, d.h. die webexbezogenen Daten von durchgeführten Videokonferenzen werden nach Beendigung gelöscht. Die erforderlichen Account-Daten zur Nutzung von Webex werden umgehend nach der Videokonferenz gelöscht.
9. Welche Rechte haben Sie?
Einige Rechte bestehen nur nach den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen und können auch durch spezielle Regelungen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein.
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DS-GVO im einzelnen aufgeführten Informationen.
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO).
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DS-GVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden (Recht auf Löschung).
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DS-GVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z.B. wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen.
Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann grundsätzlich nicht mehr (Art. 21 DS-GVO).
Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln (Art. 20 DS-GVO).
10. Recht auf Widerruf der Einwilligung bei einer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a) DS-GVO
☒ Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beruht auf einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a) DS-GVO). Daher haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie nach Art. 77 Abs. 1 DS-GVO das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde. Dies ist in Thüringen der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt (www.tlfdi.de).
12. Gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Sie sind verpflichtet Ihre personenbezogen Daten bereitzustellen:
☐ ja ☒ nein
Die Folgen Ihrer Nichtbereitstellung sind:
Die Durchführung bzw. Teilnahme an einer Videokonferenz mit Cisco WebEx ist nicht möglich.
13. Erfolgt die Datenverarbeitung mittels einer automatisierten Entscheidung?
☐ ja ☒ nein
14. Werden meine personenbezogenen Daten noch für einen anderen Zweck verarbeitet?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur zu dem Zweck, für den die Daten erhoben wurden.
Diese Datenschutzinformationen stellen wir Ihnen auf Wunsch auch in Papierform zur Verfügung.
Stand: November 2023