Informationen gem. Art. 13 und 14 DS-GVO - Rechnungsprüfungsamt
1. Kontaktdaten der Verantwortlichen
Kreis Weimarer Land
vertreten durch die Landrätin
Bahnhofstraße 28, 99510 Apolda
Tel.: 03644 540-0
E-Mail: post.landratsamt@weimarerland.de
Innerorganisatorisch verantwortlich:
Amt: Rechnungsprüfungsamt
Telefon: 03644 540-140
Fax: 03644 540-850
E-Mail: post.rpa@weimarerland.de
2. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Kreis Weimarer Land | Behördliche Datenschutzbeauftragte
Dienstsitz: Landratsamt Weimarer Land
Bahnhofstraße 28, 99510 Apolda
Telefon: 03644 540-139
E-Mail: post.datenschutzbeauftragte@weimarerland.de
3. Zwecke der Datenverarbeitung
Wofür werden die Daten verwendet?
Das Rechnungsprüfungsamt des Kreises Weimarer Land ist zuständig für die Prüfung der Jahresrechnungen des Landkreises. Darüber hinaus übernehmen wir diese Aufgabe auch für die kreisangehörigen Kommunen, sofern sie kein eigenes Rechnungsprüfungsamt eingerichtet haben. Gleiches gilt für die Eigenbetriebe und kommunalen Anstalten, soweit hier kein Wirtschaftsprüfer oder eine Wirtschaftsprüfgesellschaft zuständig ist.
Das Rechnungsprüfungsamt erfüllt seine Aufgaben nach den §§ 81ff. Thüringer Kommunalordnung (ThürKO) bzw. §§ 21ff. Thüringer Gesetz über die kommunale Doppik (ThürKDG). Wir sind bei der Ausübung unserer Tätigkeiten unabhängig und nur dem Gesetz unterworfen.
Zu unseren elementaren Aufgaben zählt u.a. die Prüfung, ob die Haushaltssatzung und der Haushaltsplan eingehalten wurden, die Einnahmen und Ausgaben begründet und belegt sind, ob die Jahresrechnung und die Vermögensnachweise ordnungsgemäß erstellt sowie wirtschaftlich und sparsam verfahren wurde oder ob die Aufgaben mit geringerem Personal- oder Sachaufwand oder auf anderen Weise wirksamer erfüllt werden können.
Ebenso wird die Betätigung der Gemeinde bei Unternehmen in einer Rechtsform des privaten Rechts, an denen die Gemeinde unmittelbar oder mittelbar beteiligt ist, unter Beachtung kaufmännischer Grundsätze, mit geprüft. Die Rechnungsprüfung umfasst auch die Buch-, Betriebs- und sonstigen Prüfungen, die sich die Gemeinde bei der Hingabe eines Darlehens vorbehalten hat. Weitere Einzelheiten zu den Prüfungsinhalten befinden sich im § 84 ThürKO bzw. § 22 ThürKDG.
Aus diesen Prüfungsvorgaben ergeben sich u.a. Prüfungstätigkeiten, die Verwaltungsentscheidungen und Arbeitsabläufe einzelner Verwaltungsvorgänge analysieren und beurteilen. Die Ergebnisse der örtlichen Prüfung werden in einem Schlussbericht zusammengestellt und der Behördenleitung vorgelegt. Dieser dient als Grundlage für die Beschlussfassung zur Feststellung der Jahresrechnung bzw. Jahresabschlüsse sowie zur Beschlussfassung über die Entlastung der Verwaltungsleitung sowie dessen Stellvertretung. Die Beschlüsse werden in öffentlicher Sitzung gefasst.
Nach § 114 ThürKO i.V.m. § 81 Abs. 3 Satz 4 ThürKO bzw. § 21 Abs. 3 Satz 4 ThürKDG können der Kreistag und der/die Landrat/Landrätin vom Rechnungsprüfungsamt unmittelbar Auskunft über Sachverhalte, den Landkreis betreffend, verlangen.
Weitere Schwerpunktthemen sind die Prüfungen von Verwendungsnachweisen und die Durchführung der Visakontrolle oder die Erledigung von Sonderprüfaufträgen der
Behördenleitung des Landkreises.
Wie werden die Daten verarbeitet?
Die elektronische sowie die papiergebundene Datenverarbeitung erfolgt auf der Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen wie z.B. Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten (Thüringer Datenschutzgesetz, hier insbesondere § 17 Abs. 1 Nr. 3 ThürDSG). Hierfür werden die notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt, um die personenbezogenen und gesellschaftlichen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen.
4. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die personenbezogenen Daten werden zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen benötigt. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. c) und e) DS-GVO i.V.m. § 16, 17 Abs. 1 Nr. 3 ThürDSG.
5. Kategorien personenbezogener Daten
Die für die Prüfungen notwendigen personenbezogenen Daten werden gemäß Art. 5 Abs. 1 Buchst. c) DS-GVO angemessen erhoben und sind auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt („Datenminimierung“). Hierzu zählen neben Vor- und Nachname, Anschriften, Geburtsdatum (ausschließlich bei Namensgleichheit), Berufsbezeichnungen, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, auch Bilanzen, Wirtschaftspläne sowie Jahresabschlussberichte.
6. Empfänger Ihrer Daten
☒ innerhalb des Verantwortlichen: Mitarbeiter des Rechnungsprüfungsamt, ggf. Rechts- und Ordnungsamt oder zuständige Rechtsaufsichtsbehörde, ggf. Antikorruptionsbeauftragter; ggf. IT-Systemadministratoren im Rahmen der Wartung und Support des eingesetzten Dokumenten-Managementsystem
☒ Dritte (außerhalb des Verantwortlichen): Gerichte, die Staatsanwaltschaft bzw. durch sie ermächtigte Personen oder vom Kreis beauftragte Rechtsanwälte
7. Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation
Findet nicht statt.
8. Dauer der Speicherung Ihrer Daten
Eine Datenspeicherung erfolgt ausschließlich zur Dokumentation der Prüfungsergebnisse. Die Dauer richtet sich nach der Schriftgutordnung für Ämter und aktenführende Stellen einschließlich Verwaltungsarchiv des Landkreises Weimarer Land und dem Aktenplan der Verwaltung in der jeweils aktuellen Fassung und ist auf 10 Jahre begrenzt. Der Schlussbericht, in dem auf personenbezogene Daten verzichtet wird oder diese in anonymisierter Form dargestellt werden, wird analog zur Jahresrechnung dauernd aufbewahrt.
9. Welche Rechte haben Sie?
Einige Rechte bestehen nur nach den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen und können auch durch spezielle Regelungen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein.
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DS-GVO im einzelnen aufgeführten Informationen.
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO).
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DS-GVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden (Recht auf Löschung).
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DS-GVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z.B. wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen.
Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann grundsätzlich nicht mehr (Art. 21 DS-GVO).
Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln (Art. 20 DS-GVO).
9. Recht auf Widerruf der Einwilligung bei einer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a) DS-GVO
☐ Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beruht auf einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a) DS-GVO). Daher haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie nach Art. 77 Abs. 1 DS-GVO das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde. Dies ist in Thüringen der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt (www.tlfdi.de).
11. Gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Für Verwaltungsverfahren müssen Sie grundsätzlich nur die Daten bereitstellen, die für die ordnungsgemäße Durchführung des Verfahrens erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir nach anderen Gesetzen verpflichtet sind. Besteht nach der maßgeblichen Rechtsgrundlage eine Pflicht zu Bereitstellung, richten sich die Rechtsfolgen einer Verletzung dieser Pflicht nach den diesbezüglich geltenden Rechtsgrundlagen.
12. Herkunft der personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten – soweit zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von der betroffenen natürlichen Person, anderen Behörden und staatlichen Stellen oder sonstigen Dritten zulässigerweise (z.B. zur Ausführung von im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben oder in Ausübung öffentlicher Gewalt) erhalten haben.
13. Erfolgt die Datenverarbeitung mittels einer automatisierten Entscheidung?
☐ ja ☒ nein
14. Werden meine personenbezogenen Daten noch für einen anderen Zweck verarbeitet?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur zu dem Zweck, für den die Daten erhoben wurden.
Diese Datenschutzinformationen stellen wir Ihnen auf Wunsch auch in Papierform zur Verfügung.
Stand: November 2023