Informationen gem. Art. 13 DS-GVO - Archivnutzung
1. Kontaktdaten der Verantwortlichen
Kreis Weimarer Land
vertreten durch die Landrätin
Bahnhofstraße 28, 99510 Apolda
Tel.: 03644 540-0
E-Mail: post.landratsamt@weimarerland.de
Innerorganisatorisch verantwortlich:
Amt: Haupt- und Personalamt
Sachgebiet: Kreisarchiv
Telefon: 03644 65-27990
E-Mail: post.archiv@weimarerland.de
2. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Kreis Weimarer Land | Datenschutzbeauftragte
Dienstsitz: Landratsamt Weimarer Land
Bahnhofstraße 28, 99510 Apolda
Telefon: 03644 540-139
E-Mail: post.datenschutzbeauftragte@weimarerland.de
3. Zwecke der Datenverarbeitung
Die dem Kreisarchiv Weimarer Land übermittelten personenbezogenen Daten werden zur Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeitet. Verarbeitungszwecke können je nach Beantragung sein:
→ die Bearbeitung Ihres Antrages auf Benutzungsgenehmigung und Erstellung Kostenbescheid,
→ die Bereitstellung und Nutzung von Archivgut,
→ die Erteilung von Auskünften aus und über Archivgut,
→ die Bearbeitung Ihres Reproduktionsauftrages,
→die Bearbeitung Ihres Antrages auf Verkürzung von Schutzfristen und
→ die Bearbeitung Ihres Antrages auf Veröffentlichungsgenehmigung. Die Erhebung für statistische Zwecke erfolgt in anonymisierter Form.
4. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf der Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 Buchst. e) DS-GVO i. V. m. Artikel 6 Abs. 3 DS-GVO; Artikel 89 DS-GVO und § 16, § 17 Abs. 2 ThürDSG (nur) bezüglich statistischer Zwecke; Artikel 6 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO bezüglich der freiwilligen Angaben zur Kontaktaufnahme (Telefon und E-Mail) und Kenntnisnahme der Benutzung durch andere Benutzer; §§ 7, 16 und 17 Thüringer Archivgesetz i. V. m. § 2 Thüringer Archiv-Benutzungsordnung
5. Kategorien der personenbezogenen Daten
Name, Vorname, Adressdaten, Staatsangehörigkeit, Beruf, Tel.- Nr., Wohn-/Dienstanschrift, Personalausweisnummer, Ggf. erweiterte Antragsdaten:
- Eigentümernachweis (bei Bauunterlagen)
- Daten zu Gebäuden und Grundstücken
- erweiternde Angaben und Unterlagen beizufügen, wie z. B. bei Hochschularbeiten, Stellungnahmen von Hochschullehrern oder andere Legitimationen für den Benutzer
- Daten von Angehörigen
- ggf. beruflicher Werdegang
6. Empfänger Ihrer Daten
☒ innerhalb des Verantwortlichen: Finanzverwaltung für Gebührenabwicklung
☒ Dritte (außerhalb des Verantwortlichen): Willigen Sie ein, kann das Kreisarchiv Ihre erhobenen Daten weitergeben z. B. an andere Archive, Bibliotheken, Sammlungen, Einrichtungen, die möglicherweise über Unterlagen zum Gegenstand der Anfrage verfügen oder andere Nutzer des Kreisarchivs mit ähnlichem Forschungsinteresse.
7. Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation
Findet nicht statt.
8. Dauer der Speicherung Ihrer Daten
Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Der Antrag auf Benutzungsgenehmigung, Ihre Anfrage und alle weiteren Unterlagen und Daten, die im Rahmen der Nutzung von Archivgut bzw. der Bearbeitung Ihrer Anfrage entstehen, werden in der Regel nach 10 Jahren vom Zeitpunkt der Antragsstellung gelöscht, es sei denn, das Anliegen ist noch nicht abgeschlossen. Antragsunterlagen und Belegexemplare, die das Kreisarchiv als archivwürdig bewertet, werden dauerhaft aufbewahrt.
9. Welche Rechte haben Sie?
Einige Rechte bestehen nur nach den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen und können auch durch spezielle Regelungen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein.
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DS-GVO im einzelnen aufgeführten Informationen.
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO).
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DS-GVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden (Recht auf Löschung).
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DS-GVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen.
Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann grundsätzlich nicht mehr (Art. 21 DS-GVO).
Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln (Art. 20 DS-GVO).
10. Recht auf Widerruf der Einwilligung bei einer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a) DS-GVO
☒ Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beruht auf einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a) DS-GVO). Daher haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie nach Art. 77 Abs. 1 DS-GVO das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde. Dies ist in Thüringen der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt (www.tlfdi.de).
12. Gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist
☒ gesetzlich vorgeschrieben ☐ vertraglich vorgeschrieben ☐ für einen Vertragsabschluss erforderlich.
Sie sind verpflichtet Ihre personenbezogen Daten bereitzustellen:
☒ ja ☐ nein
Die Folgen Ihrer Nichtbereitstellung sind:
Der von Ihnen eingereichte Antrag auf Archivbenutzung kann nicht bearbeitet werden.
13. Quelle der personenbezogenen Daten
Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten direkt bei Ihnen erhoben. Soweit personenbezogene Daten nicht bei Ihnen sondern bei Dritten erhoben worden sind, wird Ihnen die Quelle der Daten im ersten Anschreiben nach Erhebung mitgeteilt.
14. Erfolgt die Datenverarbeitung mittels einer automatisierten Entscheidung?
☐ ja ☒ nein
15. Werden meine personenbezogenen Daten noch für einen anderen Zweck verarbeitet?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur zu dem Zweck, für den die Daten erhoben wurden.
Diese Datenschutzinformationen stellen wir Ihnen auf Wunsch auch in Papierform zur Verfügung.
Stand: Mai 2024